食品行业日常行政与办公管理制度

日常行政与办公管理

1. 电话接听
   1. 办公室电话接听应使用普通话，首先使用“您好，XX公司”或“您好，××部门”或“××办公室”，然后问明对方姓名、部门、电话号码，重要的做好电话记录，接听电话语言应亲切、温和。
   2. 来电暂无人接听时，附近员工应尽快予以代接或转接，接电话时使用“请稍等”、“请问先生（小姐）贵姓”、“他不在”等标准语言，并主动提议是否需要给受话者留言或请稍后再打来。
2. 接待工作
   1. 办公室接待工作
      1. 接待人员应制造优雅、清新的接待环境。
      2. 接待人员应做到仪表端正、言行得体。
      3. 接待人员应对来客热情大方、礼貌周到、不卑不亢、微笑服务。有客户来访，应立即起身接待。
      4. 接待人员应了解来客的身份、意图，根据需要与有关部门联系，做好引见工作。
      5. 接待人员应配合各部门搞好接待服务工作。
      6. 接待人员须负责保持所在办公区环境卫生的整洁。
   2. 部门接待工作
      1. 接待人员应问明对方姓名、部门、来访意图，请示领导是否接待。
      2. 带客人外出观光，应做到有礼有节，对于公司的保密部门或环节，应予以回避。
3. 办公通讯
   1. 通讯设备包括：办公电话、移动电话等。
   2. 通讯设备的配置根据工作需要提出申请报主管领导批准。
   3. 移动电话自行自费配置。
   4. 凡公司配置的通讯设备属公司资产，部门或员工不得私自转让、调换。正常变动须经主管同意由办公室办理。
   5. 办公电话应长话短说，遵守电话使用规范。
   6. 通讯违规行为：
      1. 工作时间，私人电话市话超过5分钟；
      2. 同一工作日，私人电话市话超过5次；
      3. 非工作需要使用有偿信息台者；
      4. 非工作需要拨打长途电话。
   7. 因特殊原因需异常使用电话，应通知办公室备案，按电信标准向公司缴纳电话通讯费用。
   8. 公司配置的通讯设备因个人保管不慎而遗失，个人负责承担赔偿。
4. 通讯费用
   1. 移动电话费用
      1. 销售公司部门经理以上管理人员移动电话通讯费用经总经理批准后以每月最大限额_______元实报实销。
      2. 销售公司部门经理以下的管理人员以及销售人员移动电话通讯费用经总经理批准后以每月最大限额_______元实报实销。
      3. 其他部门人员原则上不予报销移动电话费用；特殊情况需经由部门负责人代提出申请、总经理审批方可报销。
   2. 每月由公司行政管理部门按时到电信局缴纳当月电话和手机话费，定期或不定期的实行话费查询，对异常话费进行调查，对初次违规员工书面警告一次，一季度内重犯二次者，话费不再予以报销。
5. 文具管理
   1. 本章所称办公文具分为消耗品及管理品两种。
      1. 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、水腊、打印油、原子笔、钉书针、电池等。
      2. 管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、算盘、钢笔、日期章、计算器、直尺、印泥、打印台等。     需要更多的管理制度，请到www.glzy8.com
   2. 文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如原子笔、橡皮擦、直尺等。“部门领用”系本部门共同使用用品，如打孔机、大型订书机、日期章等。
   3. 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如原子笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
   4. 管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
   5. 文具的申请应于每月二十五日由各部门提出“文具用品申请单”交行政管理部门统一采购，次月一日发放。管理性文具的请领不受上述时间。
   6. 每人及每部门设立“文具用品领用记录卡”一张，由行政管理部门统一保管，于文具领用时分别登录之，并控制文具领用状况。
   7. 文具严禁取回家私用。
   8. 办公室可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存，特殊文具办公室无法采购者，可以经办公室同意授权各部门自行采购。
   9. 新进人员到职时由所在部门提出文具申请单向办公室领取文具，并登记“文具用品领用记录卡”，人员离职时，应将剩余文具及列管文具一并缴回。
   10. 印刷品（如信纸、信封、表格等）除特殊表单外，其印刷、保管均由办公室管理。
6. 文件印制
   1. 文印工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来取回，不得延误。
   2. 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。
   3. 员工应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
   4. 复印文件资料要办理登记手续，详填复印时间、标题、密级、份数；复印后，需签字确认。
   5. 复印机由行政管理部门人员保管使用，其他人员非经允许不得自行开机或使用。
7. 名片印制
   1. 员工印制名片按公司规定的统一格式由办公室印制，有特殊要求的，须经部门负责人同意。
   2. 需印制名片者应提前通知办公室，除中高层管理人员、销售人员外，一般员工不印制名片。
   3. 新印制名片，如有错误，需由双方查出原因，由责任者承担费用。

（四）名片费用按归属记入部门费用。

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